Datenschutzerklärung des Informatik-Forum Stuttgart e.V.

Welche personenbezogenen Daten speichern wir und für welche Zwecke
verwenden wir die Daten oder geben sie an Dritte weiter?

Wir speichern die personenbezogenen Daten, die Sie uns direkt oder über Dritte gegeben haben. Dies sind postalische, elektronische und telefonische Kontakt- und Mitgliedsdaten, Kommunikationen und Zahlungsdaten, soweit diese für den jeweiligen Zweck ihrer Bereitstellung nötig sind. Wir speichern auch mediale Informationen (Fotos, Videos) über unsere Veranstaltungen, auf denen Sie möglicherweise erfasst sind. Wir unterscheiden dabei „Mitgliederdaten“, „Teilnehmerdaten“, „Öffentlichkeitsdaten“, „Personaldaten“ und „Kommunikationsdaten“.

Mitgliederdaten verwenden wir für die satzungsgemäßen Tätigkeiten des Vereins, insbesondere die Mitgliederverwaltung sowie die Veranstaltungseinladungen und die Verteilung anderer Informationen. Die Pflichtangaben sind vertraglich vorgeschrieben. Bei Nichtbereitstellung dieser Angaben kann die Person nicht als Mitglied in den Verein aufgenommen werden. Mitgliederdaten geben wir nicht an Dritte weiter, mit Ausnahme verschlüsselter Daten zum Zweck der Archivierung und des Backups. Der Verein trifft die Entscheidung, ob eine Person oder eine Organisation als Mitglied aufgenommen werden soll, nicht automatisiert.

Teilnehmerdaten verwenden wir für die Abwicklung von Veranstaltungen und deren Vor- und Nachbereitung. Personenbezogene Teilnehmerdaten geben wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Genehmigung an Dritte weiter, z. B. in Form von Teilnehmerlisten an Teilnehmer und Mitorganisatoren einer Veranstaltung. Mediale Daten rechnen wir zu den Teilnehmerdaten.

Öffentlichkeitsdaten sind personenbezogene Daten, deren Veröffentlichung Sie ausdrücklich zugestimmt haben, z. B. Preisträgernamen, Stipendiatennamen, Sponsorennamen, personenbezogene Informationen über Funktionsträger des Vereins und mediale Darstellungen, die Sie möglicherweise abbilden.

Personaldaten sind die personenbezogenen Daten über unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die wir zur Abwicklung der Lohnbuchhaltung und des Vertragsverhältnisses benötigen.

Kommunikationsdaten sind personenbezogene Daten, die Sie bei Kontaktaufnahmen mit uns übermitteln, z. B. Ihre E-Mail-Adresse. Beim Besuch unserer Webseiten übermitteln Sie bzw. Ihr Browser uns technische Daten, insbesondere Ihre IP-Adresse und die von Ihnen besuchten Seiten. Diese technischen Daten speichern wir für die Problemidentifizierung bei Fehlverhalten und löschen sie periodisch. Wir verwenden sie nicht für ein personenbezogenes Profiling.

Welche Rechtsgrundlagen bestehen für die Verarbeitung personenbezogener Daten?

Laut DSGVO Art. 6 (1) a) verarbeiten wir personenbezogene Daten, in deren Verarbeitung Sie für einen oder mehrere Zwecke eingewilligt haben; laut Art. 6 (1) b) und c) verarbeiten wir personenbezogene Daten, soweit dies notwendig für die Erfüllung eines Vertrages ist, z. B. Ihre Mitgliedschaft, die Teilnahme an Veranstaltungen und die Informationsbereitstellung zu satzungsgemäßen Aktivitäten des Vereins; laut Art. 6 (1) e) verwenden wir personenbezogene Daten für die Wahrnehmung von Aufgaben im öffentlichen Interesse, die für einen gemeinnützigen Verein bestehen; oder laut Buchstabe f), weil ein berechtigtes Interesse der Verantwortlichen oder Dritter besteht, z. B. bei der Vorbereitung, Planung, Abwicklung oder Abrechnung einer Veranstaltung.

Wer sind die Empfänger der personenbezogenen Daten?

Empfänger der Daten sind die Geschäftsführung und der Vorstand des Vereins. Die Bank des Vereins erhält die für den Zahlungsverkehr notwendigen Daten; Steuerberater und Rechnungsprüfer haben in ihrer spezifischen Funktion Zugriff auf die personenbezogenen Daten. Ferner erhalten Dritte im bereits beschriebenen Umfang personenbezogene Daten von uns. Öffentlichkeitsdaten werden für die Öffentlichkeit bereitgestellt. Eine Übergabe an Dritte im EU-Ausland ist nicht vorgesehen.

Welche Rechte habe ich?

Sie haben das Recht auf Auskunft seitens eines Verantwortlichen über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit sowie auf Widerspruch bei der Verarbeitung personenbezogener Daten. Sie haben das Recht, ausdrückliche Einwilligungen in die Nutzung personenbezogener Daten jederzeit zu widerrufen; die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt. Sie haben das Recht, sich bei uns oder bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Landesbeauftragter für den Datenschutz Baden-Württemberg, Königstraße 10a, 70173 Stuttgart) zu beschweren.

Wie kann ich meine Daten einsehen?

Schicken Sie eine verschlüsselte E-Mail und den zugehörigen öffentlichen Schlüssel an datenschutz@informatik-forum.org. Wir schicken Ihnen dann die gewünschten Informationen in verschlüsselter Form.

Alternativ können Sie uns eine schriftliche Anfrage per Post schicken. Wir schicken Ihnen dann die gewünschten Informationen ebenfalls per Post.

Grundsätzlich werden wir dabei nur Empfängeradressen verwenden, die mit den bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten übereinstimmen.

Wie kann ich mich aus Verteilern abmelden?

Jede unserer Mails enthält einen Link zu einer Seite, auf der Sie sich aus den jeweiligen Verteilerlisten streichen lassen können.

Wie kann ich meine personenbezogenen Daten beim infos e.V. löschen lassen?

Schicken Sie eine E-Mail von dem bei uns registrierten Mail-Konto mit der entsprechenden Bitte um Löschung an datenschutz@informatik-forum.org. Alternativ können Sie uns eine schriftliche Anfrage per Post schicken.

Wir werden Ihre Daten schnellstmöglich von unseren Datenträgern löschen, wobei aber folgende Einschränkungen gelten:

  • Gesetzliche Aufbewahrungsfristen von Daten, die auch personenbezogene Daten enthalten, werden eingehalten (z. B. Rechnungs- und Zahlungsbelege).
  • Die Löschung der Mitgliederdaten ist grundsätzlich nur im Zusammenhang mit der Kündigung der Mitgliedschaft möglich.
  • Die Löschung der Personaldaten ist nur nach Beendigung des Mitarbeiterverhältnisses und nach Ablauf von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen möglich.
  • Die Löschung von Teilnehmerdaten erfolgt nach Abwicklung aller Verwaltungsvorgänge, z. B. einer eventuellen Rechnungsstellung und –bezahlung. Die Löschung der Daten bei Dritten, denen wir Ihre Daten mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gegeben haben, beantragen Sie bitte bei diesen Dritten.
  • Die Löschung von Kommunikationsdaten ist erst nach Abschluss der durch die Inhalte der Kommunikation implizierten Arbeitsvorgänge möglich.
  • Die in Sicherungskopien unserer Systeme eingebetteten personenbezogenen Daten können aus technischen Gründen nicht individuell gelöscht werden. Soweit es uns mit zumutbarem Aufwand technisch möglich ist, werden wir Ihre Daten aus Dateiarchiven löschen. Eine aktive Verwendung (außer für Systemwiederherstellungen, berechtigte staatliche Anfragen und die Erstellung anonymisierter Statistiken) findet aber nicht mehr statt. Sicherungskopien werden periodisch gelöscht.

Wer ist für die personenbezogenen Daten beim infos e.V. verantwortlich?

Informatik-Forum Stuttgart e. V. (infos)
Email-Adresse: datenschutz@informatik-forum.org
Postadresse: Universitätsstraße 38, 70569 Stuttgart